わたしが TaskTimer を使うワケ
わたしが TaskTimer を使うワケ
わたしは、Ｔ社のマネジャーだ。
当社はIT関連事業をやっており、いわゆる成長産業の一つだ。
仕事は基本的にプロジェクトで、そのため成果やそれにともなう納期・工数が明確になっている。
通常のプロジェクト管理は身に着けているつもりだが、なかなか思ったように進まないのが悩みの種だ。
仕事の管理については、わたしの会社では、WEBブラウザで社員の予定を見るスケジュール管理システムが導入されている。
しかし、私は特別に申請することで、別に TaskTimer Fusion を活用している。
従来ならば、個人の持ち物を会社で使用することは厳禁であったが、最近BYODという考えが広まってきており、個人の持ち物を使って生産性の向上に資すことができるのであればということで、認可を受けて使用している。
なぜ申請をしてまで TaskTimer を活用しようと考えたのかというと、それは「Aタイム」マネジメントセミナーを受けたからだ。
それまでは私も、予定とToDoが別管理だとか、プロジェクトは専用ソフトでの管理だとか、なんだか統一感がなく使いづらいと思っていながらも、みんなと同じスケジュール管理ソフトを使っていた。
そんなさなか、ホリスティック・ライフ・デザイン・ラボが開催した、「Aタイム」マネジメントセミナーを受けることができたのだ。
このセミナーを受けると、仕事に関する自分のイライラの原因が、タイムマネジメント（自己管理ともいう）にあったことがよくわかった。
どういうことかというと、要は『仕事の進め方』を知らなかったことと、『仕事が見えて』いなかったことで、無用なフラストレーションやストレスを溜めていたということだ。
急ぐ仕事は（重要でなくとも）優先してこなすようにしていたことで、重要な仕事が後回しにされる状態になっていた。
その結果、後回しにされた重要な仕事が、重要で緊急な仕事となって押し寄せてくる。
いわゆる『悪魔のサイクル』が回っていたことに気づかされたのだ。
それから、従来からスケジュール管理ソフトはアポイントの管理だけになっているので、自分の仕事（タスク）は自分で管理するという暗黙の了解事項になっていた。（こういった会社は多いのではないかと思う。）
マメに、システム手帳のToDoリストを使って管理している人を見かけるが、私はどうもそういうのが苦手で、「頭と付箋紙によるタスク管理」を行っていた。
このため余計な時に、『あっ！ そういえばあの案件がまだ片付いていない、いつが納期だっけ？』と思い出だすと今やっている仕事が手につかなくなる。
こういったことで、「過去の出来事」にイライラしたり、「将来の問題」に不安が募ったりして、「『今・ここ』にある仕事に集中しているはずが、実は心ここに非ず」的な状態に陥っていることが分かった。
P.F.Drucker は、「経営者の条件」のまえがきで次のように書いている。
普通のマネジメントの本は、人をマネジメントする方法について書かれている。しかし本書は、成果をあげるために自らをマネジメントする方法について書いた。ほかの人間をマネジメントできるなどということは証明されていない。しかし、自らをマネジメントすることは常に可能である。
そもそも自らをマネジメントできない者が、部下や同僚をマネジメントできるはずがない。マネジメントとは、模範となることによって行うものである。自らの仕事で業績をあげられない者は、悪しき手本となるだけである。
つまるところ、『自己管理』ができていなかったのだ。（それでいて、チームのマネジメントをやっていたとは、冷や汗ものだ。）
原因は、上にも書いたように『仕事の進め方』を知らなかったことと、『仕事が見えて』いなかったことだ、はずかしながら。
両方ともに過去形で書いたのは、いまは「Aタイム」マネジメントを実践することで『効果的な仕事の進め方』を実現できていて、「Aタイム」マネジメントを実践するためのＩＴツールとして TaskTimer Fusion を使っているので、『仕事が見えている』からだ。
そして、この効果たるや、私だけでなく『周囲も驚く』ほどなのだ。
部下だけでなく、上司や同僚までもが、『最近劇的に変わった』と言われるゆえんが実はここにあるのだ。
それでは、その方法を少し説明していこう。
1. 「Aタイム」マネジメント
まずは、自分の仕事の進め方についての理解だ。
セミナーは、考え方を説明する前に、「今の自分の仕事の環境」は、どうなっているのかを知ることから始まる。
「Aタイム」マネジメントセミナーでは、「5つの自分を知る」という設問を設けている。
次のような5つの自分を知ることから始めるべきだということだ。
（1） 自分の時間の使い方を知る
（2） 自分の使える時間を知る
（3） 自分の仕事の能率の上がる時間を知る
（4） 自分の仕事のスピードを知る
（5） 自分の成果をあげる仕事を知る
これら5つの設問に答えていると、自分が成果の上がる仕事の進め方をしていないことが、如実にわかってくる。
そして、その後「Aタイム」マネジメントの講義に入るが、これはもう実践するためのダメ押しのようなものだ。
講義では、従来からの習慣的な仕事の進め方（いや、まったく今まではそのとおりなので、笑ってしまうが）が提示される。
習慣的な仕事の仕方とは、『アポイントメント中心のスケジューリング』と、『カナル化現象』だ。（カナル化については、WLDLのHPを参照）
そしてその習慣は、昔の時代（工業化社会）の作法で、今の時代（知識をベースにした社会）には全く適合していないことが明らかにされるのだ。
まあ、学生時代にも、社会に出てからも、そんなことはちっとも教えてもらっていないからな～、と自己弁護するが、完敗だった。
そして、新しい仕事の進め方の方法論に、「5つの自分」を当てはめてカスタマイズしていくことで自分用の仕事の進め方を会得するというストーリーだ。
これで、「Aタイム」マネジメントをベースに、自分に適合した『新しい仕事の進め方』を創り直すことができる。
あとは、これを実践するのみだ。
2. TaskTimer Fusion ： 新しい時代のタイムマネジメント用ＩＴツール
多くのタイムマネジメントセミナーでは、ここで放り出されることになるらしい。
いくらいいセミナーでも、「実践できてナンボ」だから、方法論は分かったが、それを実践するためのツールがなければ、この複雑な時代には会社に持ち帰ったとたんに、それは『絵に描いた餅』になってしまうのだろう。
が、ホリスティック・ライフ・デザイン・ラボの「Aタイム」マネジメントセミナーでは、実践するためのツールを紹介してくれる。（しかも、受講者には割引特典があるらしい）
このITツール、そんじょそこいらのスケジュール管理ソフトとは、ラベル、いや失礼、レベルが違うのだ。
スローガンは、「From Goal to Action」ということで、目標から日々の活動までを一気通貫に管理することができるようになっている。
目標を管理できるスケジュール管理ソフトなど見たことがなかったので、どんなものか見てみたら、目標は我々が行っているような、アウトライン方式で記載するようになっている。
そして、ユニークなのが、この目標とプロジェクトがリンクできるようになっていることだ。
これをグラフで見るようになっているのだが、どのプロジェクトがどの目標に貢献するのかが一目でわかるようになっている。
ここからが、真骨頂なのだが、このグラフ表示だけで、仕事全体の概要が一目で鳥瞰できるのだ。
考えてみれば、至って当たり前のことだが、目標を達成する仕事は「プロジェクト」だということを忘れてしまっている。
そして、このプロジェクトが、どんどんブレークダウンできて、日々の仕事にたどり着くという寸法だ。 これが1つ目の特長。
また我々が持っている仕事は、プロジェクトも含めて、すべてこの TaskTimer Fusion で包括的に管理できてしまう。
このITツールひとつで、（自分だけでなく、チームの）仕事の管理ができてしまうので、そうであるからこそ本当の『仕事の見える化』が可能になるのだ。
つまり、将来どの時点にどのような仕事が待ち受けているのかがわかり、それがどの程度の忙しさなのかもすぐに見える。
将来の仕事の状況が見えると、安心して今の仕事に打ち込めるというしかけだ。
これが2つ目の特長だ。
これらの特長は、非常にシンプルだが正鵠を射ている！
またセミナーでは、「これひとつで何でもできます。」的な売らんかなではなく、システム手帳と併用する方法（これは、『人に優しいタイムマネジメント』と言うらしい）を推奨しているところが、またまた余裕だな～と感じてしまったのは、私だけではないだろう。
我々の仕事は、「予定は未定」と言うがごとく、予定や計画がコロコロと変更になることが当たり前になっている。
このような仕事をアナログツール（早い話、システム手帳だ。）で管理していると、早晩壁にぶつかってしまい、管理をやめてしまう原因となるという。（そっ、そのとおりだ！）
どんな壁かというと、アナログツールだと、予定や計画の変更・修正の嵐で、書き間違いや記載漏れが発生するということだ。（システム手帳のリフィルに、日・週・月・年があれば、一つの仕事の予定の変更・修正に４ヶ所ものページを正しく書き換える必要がある。）
このような場面では、確実に変更・修正が予定や計画に反映される、ITツールが最適だという。（ITツールでは、一般に１ヶ所の修正でOKだからだ。）
そして、毎日の仕事にはシステム手帳で確実に仕事をこなせるようにする。（つまり、メモを取ったり、議事録を書くのはアナログツールのほうが向いているということだ。）
この『人に優しいタイムマネジメント』、単純と言えば単純だが、確かにデジタル派やアナログ派などは、メディアが作った虚構で、そんなことに惑わされることはないのだというメッセージなのだろう。
実際今この、TaskTimer Fusion を使っていて、自分の「Aタイム」マネジメントが完璧に実践できているだけでなく、『仕事の先が見えている』ことで、「安心して、『今・ここ』にある仕事に集中できる」ようになったと感じている。
このため、従来から感じていたフラストレーションやストレスのほとんどがなくなったように思われる。
何度も書くけれど、『仕事の先が見えている』ことで、こんなに精神的に楽になるとは思ってもみなかった。
とにかく必要な仕事を登録しておくだけで、先のことは忘れて今の仕事に没頭できる快感は、なんと素晴らしいことか！！！
いや～、こんなにすごい効果があるとは、正直言ってそこまでは期待していなかったが、私自身も自分の変り様に驚いている。
はっきり言って、『「Aタイム」マネジメントと TaskTimer Fusion 』、これらを活用しない手はないです。
このシステムを使いこなせるようになったら、今度はわたしのチームで実践してみようと考えている。
何せ、周りは興味津々なので、案外早く浸透させることができそうだ。
わたしも、期待にワクワクしている。
おわり
【本編は、実際の事例をもとに物語風に作り上げたものです。】
