6. コミュニケーション
6. コミュニケーション
チームの中で何かが悪くなると、人々はいつも、何と言うでしょうか？
「コミュニケーションが足りない！」
マネジャーが進捗や重要なタスクについての報告がないことについて不満を言う一方、チームメンバーは、彼らの仕事を実行するのに十分な情報がないと不満を言います。
コミュニケーションが低下すると、それと一緒にチームのモチベーションを引きずり下ろします。
マネジャーは何ができるのでしょうか？
チームを解散し再編成したり、あるいはコミュニケーションを改善するために裏でチームにショックを与えたりするかもしれません。
チームがゴールから乖離すると、どんな行動もチームから時間とエネルギーを奪います。これらすべてはプロジェクトの（開始から終結までの）ライフサイクルにわたるより良いコミュニケーションで避けることができます。
6.1 経験を共有する
今日のプロジェクトは、数百や数千ものタスクや多くの関係者 － それは、社内のチーム、遠隔地やバーチャルなチーム、外注された専門家、外部のサプライヤー、パートナー － を含む複雑な構造物です。
皆が専門的な技能をプロジェクトに持って来ます。これは組織にとって大きい利益であると同時に、落とし穴である可能性があります。
私たちは最も良い仕事をすることが可能である最も良いスキルを持った人々をつかまえます。
けれどもあるチームメンバーがユニークな知識（技術）を持っているとき、他の誰も彼の領域に踏み込むことができません。
これは重大なコミュニケーションの問題を提起します。
1人あるいはそれ以上のチームメンバーが得た経験が他の人たちに共有されないので、この主要なチームメンバーの経験が利用不可能な状況が発生したら、それは重大な遅れを作って、意思決定を妨げて、そして生産性を低下させることになります。
私たちはどのようにしてこう言った状況に陥ることを防ぐことができるでしょうか？
私たちは、この専門家の手が空いていないときにあらゆるチームメンバーがタスクを遂行するために必要となる情報に即座にアクセスできるためのシステムと手順を必要としています。
TaskTimer + ProjectController は、チームメンバーからプロジェクトマネジャーまで、タスク、コンタクト、仕事の手順・詳細な所要時間、ドキュメントを含めてプロジェクトに関係している皆のすべての関係する日々レベルの仕事の情報を保存します。
これは － 今まさにチームに合流する新人を含めて － チームの皆が可能な限り迅速に必要とする情報にアクセスできることを意味します。
6.2 ドキュメントを共有する
プロジェクトは多くのドキュメントを生成します。そしてプロジェクトが進捗するにつれて、これらは何百もの － 文書、送り状、電子メール、メモ、議題、議事録、報告書、グラフなど － が山積するようになります。
これらのドキュメントのほとんどは電子的に保存することができます。
しかし、書類に名前をつけて保存するとき、すべてのユーザーが彼ら自身の習慣で保存する傾向にあります － そして問題なのはこれらは常に他のチームメンバーにとって明確な基準であるというわけではないことです。
このため、マネジャーやチームメンバーはすべての適切なドキュメントにアクセスすることが可能でなければならないけれども、それらを見つけることができないと、アクセスすることができないことになります。
この問題の唯一の解決策は、ドキュメントを関連するプロジェクトやタスクにリンクしておくことです。
プロジェクトに関連した資料やメモは周知のように正しい場所に保存することが難しくて、そしてあまりにも簡単に「紛失」してしまいます。
この場合もやはり、私たちはこれらの資料やメモを適切なプロジェクトやタスクにリンクする必要があります。理想的な解決策は、すべての部門とプロジェクトを横切って同じ方法で動作する、保管と使用が簡単な、システムを作りあげることです。
TaskTimer + ProjectController は、チームメンバーのドキュメント、報告書、予算、グラフ、予測、プレゼンテーション、メモ、等々を適切なプロジェクトやタスクに関連づけます － 1回のマウス・クリックでOKです。
このためネットワーク上でそれらを捜す必要もなしに、プロジェクトに関係しているすべての人が迅速に、そして確実に必要な書類にアクセスすることができます。
続く
