「仕事の見える化」は企業の競争力を強化します
「仕事の見える化」は企業や組織の競争力を強化します
「仕事が見える仕組み」を構築することは、とりもなおさず企業や組織の競争力を高めることです。
仕事の状況の見える化
仕事の状況が見えるとは、日々の仕事で起きるさまざまな問題をタイムリーに把握することができるということです。 日々発生する問題をタイムリーに検知し解決する能力こそが企業の競争力になります。
あなたの会社や組織では、こんな事がまかり通っていませんか？
・ マネジャーがやたらと会議を開きたがる。
・ プロジェクトの進捗管理には、プロジェクト管理ソフトを使用しているから大丈夫。
・ プロジェクトの進捗フォローは進捗会議で行なうのが当たり前。
こんなことがひとつでもあれば、あなたの会社や組織では、仕事の実態が見えていない兆候があります。
仕事の進捗状況の実態を見える化することについては、「見える化」の著者遠藤功さんが、著書の中でこのように書いておられます。（引用させていただきます）
見える化の重要性
トヨタに限らず、きちんと「見えている会社」は強い。 経営から現場に至るまで、必要なものが必要なタイミングで「見える」のだから、対処が適切であり、迅速である。
一方、「見えていない会社」は対応が後手後手になりがちで、その打ち手も不適切になりがちだ。
「見える」こと － それはまさに、本質的な競争力の源泉なのである。
そして、見えなくなってしまった企業では、崩壊が始まる。
----中略----
「見える化」力テゴリー2 － 「状況の見える化」
二つ目の「見える化」のカテゴリーは、企業活動のステータスを「見える」ようにする「状況の見える化」だ。 そもそも企業活動の現状がどのような状態になっているのかが「見える」ようになっていなければ、問題を発見したり、正しい打ち手を講じたりすることは不可能である。
----中略----
② 「ステータスの見える化」
企業活動がいまどのように行われているのか、どのような経営資源がどこに存在するのかといった経営やオペレーションに関する「ステータス（実態）」をタイムリーに共有できる仕組みは、企業活動のインフラとしてなくてはならない。
ステータスには、大別すると、「計画系」と「リソース系」がある。
計画系のステータスとは、企業活動の全体計画や実行計画、目標や進捗状況などだ。 企業が何をめざして、どのような計画の下で、どのような作業が行われているのかは、企業としてもちろん共有されていなければならないものだ。
一方、リソース系のステータスとは、計画を実行し、結果を出すために必要な経営資源の状況が、いまどうなっているかということだ。 目標を達成したり問題を解決するためには、手元にどのような経営資源がどの程度存在するのかが把握されていなければならない。
----中略----
自分の仕事をするうえで、「現時点での状況」が見えていなければ次に何をしてよいかがわからない。 全体の計画や進捗具合はどうなっているのか、作業は計画どおりに進んでいるのか、問題は発生していないか － そういった「ステータス」を常に確認できる「見える化」のインフラが必要である。
「見える化」においては、「過度なIT依存は弊害を生みかねない」と前に述べたが、「ステータスの見える化」においては、ITがその威力を存分に発揮する。
問題解決型の組織になるためには、企業活動の基盤となる情報をタイムリーに共有できる情報インフラを整え、「ステータスの見える化」を実現する必要がある。
全社の実績や機能別の実態という「ステータス」を「見える化」をするためには、全社の業務環境そのものが整っていなければならない。「見える」ようにしたい情報やデータはあっても、業務環境のインフラがバラバラでは「宝の持ち腐れ」になってしまう。
「状況の見える化」は、企業活動のインフラそのものである。基準やステータスという状況が「見える」からこそ、正しい判断・適切な意思決定が行われ、成果に結びつくことを忘れてはならない。
仕事の見える化の課題
従来から、「仕事の状況の見える化」を実現するために、企業や組織ではナレッジマネジメントやグループウェアなどを導入してさまざまな手が打たれてきました。
しかし相変わらず現場では、「仕事がどれくらい進捗しているのかがわからない」とか「進捗会議では毎回問題がないという報告が続いているが本当の中身がどうなっているのか全くつかめない」など、正確な進捗（遠藤氏の言葉では、計画系)の把握ができていないことが常態化しています。 そもそも担当者がどんな仕事を持っていて、それらの仕事がどのように行われているのか（遠藤氏の言葉では、リソース系)が見えるようになっていなければ、正しい手を打つことは不可能なのです。
仕事の情報の管理
あなたの会社では、仕事の情報をどのように管理していますか？
典型的な仕事の情報の管理は以下のようなものです。
・ （中・長期、年間等）目標の管理 ： 紙または、デジタル文書
・ プロジェクトの管理
① 受注プロジェクトの管理 ： プロジェクト管理ソフト（プロジェクト管理専用ソフト）
② 社内プロジェクトの管理 ： 表計算ソフトなど
・ 社内の予定管理 ： グループウェアのスケジュール管理ソフト
もちろんこういう状況ですから、これらの仕事の間の関連性については、まったくないと言ってよいでしょうし、こんな寄せ集めのシステムは誰も望んでいないはずです。
こんなシステムでは、マネジャーは多くのプロジェクトが走る中で自分の部下やチームメンバーの仕事の状況をどのようにして把握できるのでしょうか？
はたまた、担当者自身がどの仕事が重要でどれくらい仕事を持っているのかを理解して仕事ができているでしょうか？
「仕事の状況が見える仕組み」を作るためには、すべての仕事を統合的に管理する必要があることが大前提です。 しかし現実はそう簡単ではありませんでした。
その理由は、これらの仕事を統合的に支援できるＩＴシステムが今までなかったからです。
下の表は、仕事を管理するシステムの機能を比較した表です。
コラボレーションソフトはグループウェアとも呼ばれますが、会議や出張などのコラボレーションの仕事を中心とした管理しかできません。
また、プロジェクト管理ソフトは、プロジェクトの仕事の管理は非常に厳密に管理できますが、会議や出張などといったコラボレーションの仕事は管理できませんし、プロジェクト以外の仕事も管理できません。
また、こういった仕事と目標とのリンクを管理するような「目標の管理」システムは一般的にはありませんでした。
このため、どうしても仕事をばらばらに管理（？）せざるを得なかったというのが現状だと考えられます。
この状況は、まさに自分の予定を管理する手帳を複数持っていて、どの手帳が本当に自分の予定を管理できているのか分からなくなっているのと基本的には変わりません。
TaskTimerでは以下のようにシンプルにすべての情報が統合されているので、マネジャーも担当者も一貫性を持って仕事の状況を把握することが可能になります。
仕事が見えるメリット
仕事の状況をタイムリーに把握することができれば、（プロジェクト）マネジャーは担当者と「ワンツーワン」で対策を考えることができます。
わざわざ進捗会議を開いて進捗の遅れている担当者に説明させる事はありません。 進捗の遅れている担当者は、前の日までにどんな言い訳をしようかと仕事そっちのけで考えているでしょうし、そんな言い訳を聞くためにメンバー全員の時間を費やさせるような会議では全く実態を把握できることはありませんし、2重の意味において時間の無駄使いになっています。
「ワンツーワン」で話をすると、他のメンバーの時間を浪費することなく、進捗会議では期待できない担当者の本音も聞けるわけですから、遅延状況をいち早く把握して、手遅れになる前に事前予防的に手を打つことができるようになります。
これから説明いたしますTaskTimer+ProjectControllerを使用すると、「計画系」「リソース系」すべての仕事を1つのデータベースで管理できるようになります。 その結果として、プロジェクト（事業計画といっても良いでしょう）の進捗、部下やプロジェクトメンバーが持っている仕事の状況を統合的に管理できるようになるため、初めて「仕事の状況の見える化」を実現できるようになるのです。
TaskTimer+ProjectControllerは仕事の状況の情報を組織として統合的に管理できる唯一のツールです。
仕事の状況の見える化ツール ： TaskTimer+ProjectController
それでは、TaskTimer+ProjectControllerの具体的な「仕事の状況の見える化」支援機能を紹介します。
TaskTimer+ProjectControllerは、飛行機のコックピットのように、必要な情報をタイムリーに見せてくれます。
以下に、TaskTimer+ProjectControllerが持っている、各フェーズでの主な見える化支援機能を紹介します。
目標の見える化
最初に行うべき事は、企業・組織・プロジェクト・個人の目標を明確にすることです。
目標を明確にすることでメンバーがベクトルをあわせることができるようになります。
仕事の進捗状況の見える化
現場での業務が計画通りに行われているかどうかを確認できるには、進捗がリアルタイムに見えることが肝心です。
定例的な進捗会議などではじめてわかるのではなく、設定した基準からの逸脱があれば直ちに見えることが大切です。
ここで非常に重要なことは、（従来のプロジェクト管理ソフトでも、イナズマ線などで進捗を表示できましたが）、この情報が担当者の申告によるものではなく日々の予定の消化状況から自動的にカウントされると言うことです。
仕事の問題状況の見える化
仕事に問題が発生した場合は、担当者の仕事の状況についての透明性があることが必要です。
問題が見えれば手を打つことができます。 TaskTimerでは、プロジェクトの進捗の状況の実態を、表示されている情報と同じデータから、さまざまな角度で分析することが可能です。
このような分析情報を元に、担当者との「One to One」によるケアをすることが非常に重要です。
必要な情報のコックピット化
TaskTimer+ProjectControllerは、必要な情報を飛行機のコックピットのように状況を鳥瞰できる機能を持っています。 これは、PCのデスクトップに必要な画面をデザインして、これに名前を付けて保存するだけで、必要なときに必要な情報を瞬時に手に入れることができます。
これらの情報は、担当者が日常の自分のスケジュールを更新していくだけで実現できるようになっているため、簡単に「仕事の状況の見える化」を実現することができます。
いかがでしょうか、自分の会社や組織で「仕事の実態が見えない」と嘆かれているマネジャー・経営者の方や、「見える化」を実現したいと考えられている皆様、TaskTimerの力を検証してみませんか？今がチャンスです。
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