プロジェクト管理でお困りの方
プロジェクト管理でお困りの方
会社の目標を達成するためにいくつものプロジェクトを立ち上げておりプロジェクト管理をする必要があるが、Excelのような表計算ソフトでは効果のある管理はできないし、かと言ってプロジェクト管理専用ソフトを駆使できる専門家がいるわけではないし、とお悩みの経営者やマネジャーの方。
TaskTimerは、こういう悩みを抱えておられる経営者やマネジャーの方に、最適のソリューションをご提供します。
1. プロジェクトは失敗するもの？
開始はしたものの、最後までたどりつけないプロジェクトは全体の40%にもわたり、また終了したプロジェクトにおいても、目標を達成して期日どおりに終わらせているものは全体の27%に過ぎないと言う数字が出ているそうです。
ある会社の調べによると、プロジェクト管理に「表計算ソフト」を使っている会社は約45%、またいわゆる「お絵かきソフト（スタンドアロン型のプロジェクト管理ソフトを含む）」を使っている会社も45%程度あるらしいです。
この数値を見る限りにおいて、成功するプロジェクトのマネジャーと、失敗するプロジェクトのマネジャーには次のようなことが言えそうです。
成功するプロジェクトのマネジャー（全体の約20％程度と言われています）は、ツールに関係なくメンバーやステークホルダとのコミュニケーションや日頃のケアができている。
失敗するプロジェクトのマネジャー（全体の約80％程度と言われています）は、成功するプロジェクトのマネジャーにより近づくために支援するツールが必要である。
2. 失敗するプロジェクトのマネジャーは、なぜ目標が達成できないのでしょうか？
理由の一部は、設定した目標が非現実的であるとか、あまりにも漠然としているとか、あるいは達成不可能なものだからなのかもしれません。
しかし、適切に設定した目標でさえ達成できないのは、「実行」がうまく行かなかったためです。
どんなプロジェクトでも最も重要な段階は「実行」フェーズなのです。 如何にうまく目標を設定しプロジェクトを計画しても、チームがこれを遂行できなかったらその計画は無駄になります。
図1 プロジェクトライフサイクル
多くのプロジェクト管理ソフトは、「計画」を作成することに関しては大きな支援を得ることができます。
さまざまな最新の考え方を取り入れたり、高度な計画・分析機能を備えたプロジェクト管理ソフトが市場に出されていますが、これらのほとんどのパッケージは最も長い、そして最もクリティカルな段階である「実行」フェーズにはまったくと言ってよいほど役に立ちません。
「実行」フェーズをコントロールできるには、関係しているメンバーの時間を管理することから、計画したプロジェクトをコントロールすることができるようなソリューションが必要です。
プロジェクトの実行フェーズでのプロジェクトマネジャーの主な仕事は、各担当が持っている仕事の進捗管理です。
プロジェクトマネジャーや責任者の皆さんは、プロジェクトの実行フェーズでの担当者の進捗は、何を管理されていますか？
一般には、プロジェクトをガントチャートに展開し、担当者に「この仕事を1週間で完成させるように」と言う形で仕事を割り振っていないでしょうか？
ガントチャートを見るとそのように設定されているから、担当者にはそのように指示をするのでしょうが、その仕事が例えば家を立てる建設現場の仕事やITの開発作業であれば、そのように指示をしてもそれほど問題はないと思いますが、多くのホワイトカラーには、こういった指示はまったく効果的でないばかりか、致命的になるのです。
考えてください、「1週間」と言う期間は何を指していますか？ この期間の中で何をフォローできるのでしょうか？
まず、「1週間」を考えて見ましょう。
1週間と言う期間は、1時間から168時間までありますが、この中で何をフォローするのでしょうか？
建設現場で家を立てる仕事であれば1週間とは基本的には、40時間（8時間/日*5日）の仕事と暗黙的に決まっていますが、多くのホワイトカラーの仕事はそうは行きません。
その中でフォローするものは何でしょうか？
先ほど例であげた、建設現場であればフォローすることは明々白々ですね。 現場を見ればわかりますが、知識労働者である多くのホワイトカラーについては、何をフォローできますか？
進捗会議を開いても、せいぜい以下のような対応しかできないはずですね。 その会議では、次のようなやり取りが行われます。
プロジェクト責任者（通常部長クラス）が、提出された膨大な資料とアロー（ガントチャート）を見ながら、
（責任者） ： この線（タスクの進捗を表示しているイナズマ線）はなぜ遅れているのか？
（担当者） ： ***の理由で遅れています。
（責任者） ： お前いつもそう言っているが、本当に今週中に取り戻せるのか？
（担当者） ： はい！やります。
（責任者） ： そうかがんばってくれ、このプロセスはクリティカルパスだからな！
こういったやりとりがひとしきり続いて終わるわけですが、また次回の会議には同じ光景が繰り返されることになります。 なぜでしょうか？
それは誰も問題の担当者（本人でさえ）の本当のスケジュールや仕事量を把握していないからです。
「担当者が本当に進捗を報告したとおりにやっているのか」とか、そうであれば「作業をするために、時間が確保できる状況にあるのか？」、「次回の進捗会議までに進捗を取り戻せる仕事量なのかどうか」などです。
このように言っている担当者の予定には、近々研修のために3日抜けなければならなかったり、別の顧客のための緊急の作業が入っていたりするにもかかわらず、プロマネ以上の管理者たちは誰もそういったスケジュールを押えていないばかりか、押える手段さえも持ち合わせていないのです。
こういったことが日頃から見えていない80%のマネジャーにとっては、いくら会議をやってもうまく行きません。
プロジェクトがうまく行かないのは、明白です。
「実行」フェーズの進捗の実態を把握できるには、関係しているメンバーの「所要時間」を管理することができるようなツールが必要なのです。 それがTaskTimerです。
3. TaskTimerが支援できること
担当者が日々こなす仕事の実績からプロジェクトの進捗をリアルタイムに把握できるので、進捗把握のための会議開催など旧来の非効率的な運用方法が不要です。
進捗を把握するさまざまな機能があるので、リアルタイムにプロジェクトの進捗が把握できます。
進捗の遅れなどがわかれば、具体的に担当者の仕事の状況（会議やイベントのみならず、どんな仕事を持っているかやその仕事が誰から依頼された仕事か、優先度はどうかなど）を把握することができ、タイムリーに手を打つことができます。
また、担当者とワンン・ツー・ワンで対応できるため、進捗把握のための会議開催など旧来の非効率的な運用方法が不要になります。
図2 メンバーや自分の仕事の進捗･状況をリアルタイムに把握できます
TaskTimerを活用することで、会社の中のあらゆるプロジェクト（受注プロジェクト案件のみならず、社内の業務改革プロジェクトや拡販プロジェクトのようなさまざまなプロジェクト）を簡単に取り込むことができるので、従来のグループウェアやプロジェクト管理ソフトではできなかった、担当者の仕事（会議やイベントのみならず、どんな仕事を持っているかやその仕事が誰から依頼された仕事かなど）すべてを「見える化」することができ、「担当者の仕事が見えない」とか、「なぜ仕事が遅れているのかが見えない」と言った、マネジャーの悩みを一挙に解決することができます。
