メッセージ交換システムの機能とその使い方について教えてください。
メッセージ交換システムの機能とその使い方について教えてください。 bookmark
わたしたちは、組織やプロジェクトで仕事をするときにさまざまな連絡を取る必要のある仕事、たとえば会議開催の連絡・回答やプロジェクトのタスクの依頼・調整など、を持っています。
会議を設定したりタスクを委任するとき、出席者や委任先に対してその旨連絡するとき、メールの文面をどのように書こうかと迷ったことはありませんか？また、メールの受信者（あなたを含めて）が、間違ってそれらのメールを削除してしまったり、多数のメールの中に紛れ込んでしまって、返事を返してくれなかったようなことを経験したことはありませんか？
このように、電子メールでこのような連絡・調整を行なうとさまざまな問題が生じてきます。こんなとき、自動的に通知を行なってくれる機能や、メールとは違う専用のメッセージ機能があったらどんなに便利で、無駄な時間が省けるだろうと考えたことがあるでしょう。
このような問題を解決するために、 TaskTimer ではこう言ったコミュニケーション専用の「メッセージ交換システム」を用意しています。このシステムの特徴は、以下のとおりです。
1. 作業を設定（たとえば、会議開催）すると自動的に関係者に種類（依頼（ R ）、通知（ C ）、情報提供（ I ））に応じてメッセージを送付します。
2. 返信時に理由などを回答するように設定できます。
3. 回答を返す必要があるメッセージは、回答を送らない限り削除できません。
使い方はいたって簡単で、たとえば会議の設定（アポイントメントダイアログ）を行なう場合、参加者（参加者タブ）と通知者（通知タブ）および使用する会議室（全般タブ）を選択すると、「メッセージ交換システム」は自動的に参加依頼には、回答が必要な依頼メッセージを、通知者には回答不要の通知メッセージを、また会議室の管理者（設定されていれば）には使用通知メッセージをそれぞれ送ります。メッセージを送付された人は、ツールバーの「メッセージリスト」アイコンに通知内容が表示されるので、内容に応じたアクションをすることで、参加・欠席・通知等を返信することができます。ほかの作業に対するメッセージについても同様に扱うことができます。
