Rabobank(オランダ)
ケーススタディ 3 ： Rabobank(オランダ) － 最初の大規模ユーザー導入事例 －
1.1 背景
Rabobankは2,467億ユーロの財を持つオランダで最も大きい銀行の1つです。
アイントホーフェンとユトレヒトの中にその本社だけでなく、500の支店、42,000人の従業員が働いています。
地方オフィスのそれぞれは独立で、地方ごとに所有されていますがRabobankグループと提携しています。
地方の銀行はソフトウェアを選ぶ際には銀行の自主性で選びます。しかし、ＩＴ部門がインストールとサポートの責任をとるので、銀行の選択はＩＴ部門によって推薦される「標準的なRabobankソリューション」を採用するのです。
RabobankオフィスへのTaskTimer（リリース2.0）の最初の販売は、1995年10月にTime/system Nederlandによってなされました。
この支店での管理部門とスタッフはTaskTimerに非常に満足し、他のabobankオフィスへの紹介を販売会社に提供しました。
1.2 クライアントにおける問題の認識
Rabobank従業員はツールを以下の理由で必要としました。
・ 同僚とのミーティング予約
・ 仕事の委任、フォローアップ
・ 自身の時間と仕事の経過の追跡
・ コンタクト情報の維持
・ 他の部門での人員の有無のチェック
・ ミーティング場所の予約と人員
・ 仕事とプロジェクトの概要の把握
・ プロジェクトと関連する時間と予算を報告するためのデータを引き合わせる
1.3 今までに確認された問題
・ カスタマーサービス ： 顧客が予約をするために電話したとき、ファイナンシャルアドバイザーがどこにいるかわかっていないこと
・ 会議の予約 ： 紙ベースで、電話中心で、ダブルブッキングの危険をさらす上に、会議開催通知を回覧して、会議室の予約をチェックしなければならないことは時間の浪費が非常に大きいこと
・ 多数の細かな仕事の追跡 ： 顧客との打合せを追跡することは、時々ファイナンシャルアドバイザーや同僚の間で、メモや文書を特定の会議と仕事に結びつける能力を必要としてしまう
1.4 TaskTimerはこれら全ての問題に対処しました
・ それぞれ個人のカレンダーへのアクセスによって、従業員は同僚がオフィスにいるかどうか、そしてもしいなければいつ彼らが戻るかを知ることができました。
・ TaskTimerが予約の重複をチェックし、代わりの時間を提案するので、会議の予約はずっと速くなりました。
・ 仕事を委任した場合、それが(a)受諾の確認、(b)完了の確認を即時に得ることができる機能は、顧客問題を解決することにおける大きい違いを生じさせ、ファイナンシャルアドバイザー間のチームワークを容易にしました。
2. 評価プロセス
1996年6月、銀行のIT部門、Rabofacetは支店から高まる需要に基づいてTaskTimer 3.0の内部評価を開始しました。
製品を評価するおよそ200人のエンドユーザーと、6つの評価サイトが準備されました。
どのような実施とサポートが必要かを決定するために、異なるトレーニングのレベルで、各々のインストールも異なって実行されました。
1997年1月に、Rabofacetは6つのテストバンクのユーザーがTaskTimerを使うことから利益を得たと報告しました。具体的に、コンタクト、アクティビティ、リソースとアポイントメントの概要はより大きな効率に至りました。さらに彼らは製品の使用が簡単であると気づきました。
この評価に基づいて、RabobankはTaskTimerの大規模導入のために販売会社と交渉に着手しました。
2つのチームが設定されました：
1.ビジネスの問題に集中する部門
2.技術の問題に関する部門
1997年6月に、Rabobankは一気に5,000のライセンス（最大36,000）でTaskTimerを注文するサイン契約をしました。
3. TaskTimerのテスト
Microsoft Outlookを含めて、Rabobankは5つのさまざまなソフトウェアパッケージに対しTaskTimerを評価しました。
TaskTimerはそのユーザー指向性と、プログラムに具体化されたわかりやすい時間経営哲学のため好まれました。
また、より「オープン」なツールです。例えば、簡単にカスタマイズでき、銀行のPCとネットワークをOutlookよりもより少ない負担で行なうことができます。
具体的に、TaskTimerはマイクロソフト製品によってサポートされなかった多くの機能を提供しています。
・ ミーティングに移動時間と準備作業を追加すること
・ アクティビティに開始 / 終了時間を加えて、所要時間を入力すること
・ 委任機能
・ 個々のコンタクトを記録できること
・ 目標の設定機能
・ さまざまな概要のカスタマイズ化
・ プロジェクトへのマイルストーンをセットし開始できること
アルバートWijnands氏（TaskTimerの評価のためのRabofacet Projectマネージャー）によると：
「我々は、最高のソリューションを推薦するために、5つのカレンダーソフトとプロジェクト管理ソフトをテストしました。TaskTimerは、他の銀行業務ソフトウェアシステムの中でユーザー親しみやすさ、機能と統合に関して優れていることがわかりました。我々がTaskTimerを使う利益は非常に明白であるので、我々はTaskTimerを使わないことにおけるポイントを見ることができません。従って我々は全ての支社の従業員のためにTaskTimerを導入したいと思っています。」
4. 導入
RabobankでのTaskTimerの導入は、いくつかの支社が一つの町にある地方銀行の一連の少数の導入から始まりました。支社は、一般的に64kbitによって、各々の主なオフィスに結ばれて、同じTaskTimerデータベースを共有します。
Rabobankは、TaskTimerユーザーをサポートするために、既存のSybaseクライアント／サーバーアーキテクチャを使うことに決めました。
Rabobankも、TaskTimerを何人かの従業員によって使われるテキサスインスツルメンツオーガナイザーと統合するために、独立系の開発業者を引き入れました。
導入のために、販売会社は、8人のRabofacetアドバイザー(Rabofacetサポートチームと同様に銀行従業員のニーズに集中した12人の外部のトレーナー)のチームを訓練しました。
第1レベルのサポートは、地元のRabobank事務所でシステムオペレーターによって提供され、第2と第3は、Rabofacetによってサポートされました。そして、第4は販売会社によってサポートされました。
5. クライアントの発言
Hotse Heeres氏は、Special ProjectsのマネージャーとRabobank Aalsmeer（TaskTimerを実行する独立したRabobank事務所で最も初期のもののうちの1つ）の経営陣のメンバーです。Rabobank Aalsmeerは140人の従業員と4つの場所を持ち、ビジネスと民間の銀行業務サービスを提供します。
Heeres氏によると、「TaskTimerによってわずか3週後に我々のテスト従業員は、全て同じ結論に達しました、TaskTimerを使用することは、我々の顧客に対する優れたサービスを提供するために非常に役に立つツールです。」
我々のスタッフからのフィードバックにより、我々は全ての従業員の80%以上にTaskTimerを導入することに決めました –秘書、コールセンタースタッフ、プロジェクトマネジャー、アドバイザー、管理補佐とマネージャーを含んでいます。
「我々はTaskTimerを、時間とチームマネジメントの完全なシステムであると考えています。効率的で使いやすいカレンダーシステムは、我々の現在の必要としている仕事、そして将来的に必要になる仕事、プロジェクト、ゴール管理に応じます。我々は、TaskTimerで機能の豊富さに、非常に満足しています。」
