パケットファイリングシステム
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2. パケットファイリングシステム
適切なファイリングシステムを選択することがこのシステムを完成させるために非常に大切です。
私たちは、以下のようなファイリングシステム（ファイリング･ハイアラキー)を使用します。
《ファイリングのためのツール》
① 机
② 3段式トレー
③ 机の引き出し（ファイリングキャビネット)
④ 2段式ファイリングキャビネット
⑤ 保管用キャビネット
⑥ 仕事の書類保管用の封筒など
《仕事のためのツール》
⑦ システム手帳
⑧ TaskTimer
2.1 パケット･ファイリングシステムとは
私たちは、上記のファイリングツールを使用して、仕事の単位(パケット)ごとに資料をファイリングし、TaskTimerを使って仕事とリンクすることで効率よく資料などを整理･整頓する仕組みです。
パケットファイリングシステムは以下のようなファイリングと仕事のツールから成り立っています。
[パケット･ファイリングシステムを構成するツール群]
机の上や周りに資料を積み上げてしまう多くの原因は、資料が付随する仕事を定義できていないため、整理する場所がないためです。
このためほとんどの人は、「その仕事をするときまで一時的に資料を保管する場所」として、机の上に資料を積み上げてしまいます。
しかし、一時的に保管する資料が、仕事とリンクが取れていないため整理･整頓ができなくなっているので、それらの資料をどこに･どのように片付けてよいのかわからないのです。
そうこうする内に、手がつけられない状態になってしまいます。
こういった状況を打開するためには、「書類が流れる仕組み」を作る必要があります。
次に、ファイリングツールの使用法について説明します。
2.2 ファイリングツールの使い方
2.2.1 3段トレー
仕事に関する書類はまずこの3段トレーの「未処理」のところに入ってきます。
トレーに入ってきた書類を分類する作業は、「C」レベルの仕事ですから、一日のうちで適切な時間帯に時間をとって仕分けるようにしましょう。
回覧等その場で処理できるものは処理して、「処理済」トレーに入れます。
また、仕事に関する資料の場合は、該当する仕事のファイルに綴じます。（これについては、あとで詳しく説明します)
新しい仕事の資料の場合は、当然名前を付けて、ファイルすることになります。 しかし、これが机の上に資料を積み上げる原因になります。
「新しく仕事ファイルを作ることが面倒」だからです。 なぜなら、一般に「これを仕分ける仕組み」を持っていないからどうしてよいかわからず、積み上げておくことになるからです。
このため、この新規の仕事の資料をうまく仕分けることができれば、ファイリングについてはほとんどが解決することになります。
実は、TaskTimerを使うとこの仕分けをうまく行なうことができるようになるのです。
2.2.2 机の引き出し（ファイリングキャビネット)
ここには、現在進行中の仕事用の資料が保管されます。
1ヶ月分の仕事のファイルが保管されます。
ここでのファイリングの基本は、 31枚のハンギングフォルダーを使います。
2.2.3 2段式ファイリングキャビネット
今後一年間の仕事のファイルが保管されます。
ここでのファイリングの基本は、11ヶ月分のセパレータの中に資料が分類されて保管されます。
2.2.4 保管用キャビネット
ここには、終わった仕事のファイルや、進捗したプロジェクトの資料、部や課の共通資料、参考とする資料などが保管されています。
分類は、通常の分類方法で問題ないです。
2.2.5 書類保管用の封筒など
仕事の資料を保管するために必要な封筒やフォルダーを準備しておきます。
仕事（タスク)単位に資料を保管できる大きさのものを用意しておくと便利です。
2.3 仕事のためのツールの使い方
ファイリングシステムと連携して使用する仕事の生産性を挙げるツールは、私たちが提案している「人に優しいタイムマネジメント」を実践するもので、以下のツールです。
[人に優しいタイムマネジメント]
2.3.1 システム手帳
システム手帳は、一般にはスケジュールを管理するものと考えられがちですが、これはシステムであるがゆえに、それ以外のこともいろいろ管理したりできます。
私たちは、システム手帳というものを以下の用途に使うことでスムーズに仕事を行うことができると考えています。
① 当日の予定・仕事の管理
② アイデアプロセッサー
私たちは、システム手帳をメインにした、予定管理をすることは薦めません。
その理由は以下のとおりです。
① さまざまなアナログの資料管理ができない。
② 中･長期の予定がコロコロと変わることへの対応ができない－ストレスになる。
③ 仕事の量の管理ができない。
システム手帳は、その日（今）の仕事を確実に実行するために使用します。
それでは、中･長期的な仕事の管理はどのようにするかと言いますと、これはPCソフトであるTaskTimerに任せてしまうのです。
2.3.2 TaskTimer
TaskTimerは、一般のスケジュール管理ソフトとは違って、あらゆる仕事を管理することができます。
新しい仕事が発生したら、それはTaskTimerに即座に登録されます。
このため、仕事の分類や定義のない資料は、基本的に存在しません。
そういうものがあれば、それはTaskTimerを効果的に使っていないか、組織の中でコミュニケーションがうまく機能していないか、です。
また、新しくファイルを作るときも、その仕事を分類する表題も開始する日付もすでにわかっているので、即座にファイリングすることが可能です。
