他人と行う仕事の適正化
成果を出すための「TaskTimerによるタイムマネジメント」の実践方法
8.3 他人と行う仕事の適正化
次に行うべきことは、会議やミーティングなどの他人と行う仕事の適正化です。
今までは、空いているところに、どんどん会議などを詰め込んでいましたが、自分の仕事の負荷がわかってきたら自分でやるべき仕事とバランスを取って、優先順位の低い会議には出席しないと言うことにするべきです。
セミナーや会議といったいわゆるアポイントメントと言うものは、一度決まってしまうと変更やキャンセルと言ったことが難しいと一般的に考えられていますが、それよりも優先順位の高い仕事とバッティングしているのであればそれを優先するべきなのです。
他人から良く思われようと言うことで、優先順位が低いアポイントメントを優先していると、「プライムタイムの原則」でお話したように「自己との信頼関係」を築けなくなってしまい、結果として長期的な他人との信頼関係も壊してしまうことになります。
最近の会社では、ＩＴの普及もなされていて、出席しなくても議事録や資料なども、情報共有という形で見ることができるので、そういうものも利用することで解決できます。
次に、自分が開催している会議などの時間帯や頻度・かける時間の適正化です。
会議に最も良い時間帯をいつも考えるべきです。 経験によると、最もよい時間帯はミーティングのタイプに依存しています。
会議開催の時間帯を選ぶときは、毎日のエネルギー曲線（能率曲線）を考慮すべきで、最も厳しい会議は最も多くのエネルギーを持っている時間帯に予定することが必要です。
午後遅くに企画立案会議を開催する場合、参加者の会議へのエネルギー投入量は期待できないでしょう。 同じく朝から連絡ミーティングを開くと参加者は落ち着かないでしょう。
このようにさまざまなタイプの会議を計画する時に、以下を考慮することです ：
【朝】
朝には、参加者に積極的な寄与を要求する以下のような重要なミーティングを開催する。
◆ 問題解決会議
◆ 決断を要する会議
◆ ブレーンストーミング
◆ 販売戦略に関する会議
◆ 人の指導や仕事の委任の会議
◆ ゴールやプロジェクトの開始ミーティング、セールスプレゼンテーション、および教育訓練セッションなどの「キックオフ」ミーティング等。
【午後】
可能ならば、午後の時間は連絡会議、調整会議、状況報告会議等のために確保するべきです。
