効果的な会議の設定と運用
マネジャーのタイムマネジメント（自己管理）を支援するTaskTimerの4大支援機能
効果的な会議の設定と運用
1. 効果的な会議を行うために
仕事で成果を出すために最も重要なファクターのひとつが会議であることは疑う余地はありません。
しかし、また仕事時間のうちで一番多く時間をとられているのがこの会議です。
ある調査によると、多くのマネジャーは仕事の40%程度を、上級のマネジャーになると、60～80%もの時間を会議にとられています。
マネジャーにとってもっと大切なことは、会議をどう運営するかということよりも、ムダな会議を開かないことでしょう。
問題解決や何かを決定するにしても、部下に情報や意見の提供は求めることは必要でしょうが、できるなら会議なしで決断、決定することが、ひいては時間のムダをなくし、仕事の遅延を防ぐことにつながります。
日常業務でマネジャーが招集する会議のほとんどは、何を、誰が、いつまでにやるかを決めるのが目的であって、会議は仕事そのものではないことを忘れてはなりません。
このため、いかに会議を効果のあるもので、効率的に運用できないかと頭を悩ましている会社や組織が多いことは論を待ちません。
2. TaskTimerを使って会議を準備する
TaskTimerを使用すると、部下との間で「One to One」のコミュニケーションが可能になるため、報告会議やフォローアップ会議などの多くの会議を減らすことができます。
しかし、重要な会議は確実に存在するので、TaskTimerでは、これらの会議を設定し、会議の議事録を配布するまでのプロセスを効率よく行うことができるような機能を提供しています。
2.1 会議の設定ウィザードによる会議の準備
TaskTimerは、次のような機能を「ウィザード」形式で提供しています。
(1) 他の人々を会議に招待し、通知する。
(2) 事前のアラームを設定する。
(3) 会議の場所と機器を確保する。
(4) 会議の議題を書く。
(5) 会議のために必要な（議事録作成を含む）準備時間を確保する。
(6) 会議のための移動時間を確保する。
(7) 繰り返しの会議を予約する。
このウィザードで特徴的なことは、(5)の「会議の準備のために、準備時間を確保する」ことです。
会議の準備がおろそかになったり、やっつけ仕事になってしまい、結局は「効果的な会議」を開催できなくなってしまわないように、確実に準備時間を確保することが大切です。
また、会議の設定ウィザードを使用しない場合でも以下のように簡単に会議を設定することができます。 以下簡単に説明します。
2.2 個別の機能による会議の準備・フォロー
(1) 空き時間の確認
会議を設定する際に、参加者の空き時間帯を調べる必要があります。
TaskTimerでは、以下の3種類の方法で確認することができます。
・ 予約の重複画面から空き時間検索を使用する。
・ リソースの概要で空き時間を確認する。
・ ウィークリー / マンスリービューのグループモード表示で空き時間を確認する。
(2) 会議の依頼設定
出席者の空き時間を確認できたら、会議の依頼を設定します。
会議は、アポイントメントダイアログ・ボックスで設定します。
全般タブでは、会議名、開催日時、場所などを入力します。
参加者の登録は、参加者タブから選択します（ウィークリー / マンスリービューのグループモード表示で設定すら場合は、参加者があらかじめ選択されています）。
会議の議題や資料がある場合は、添付資料タブからこれらを登録しておきます。
こうして、「OK」をクリックすると、参加者全員に会議の依頼が行われます。
(3) 参加者のフォロー
会議を設定したけれど、参加者が参加するかどうかをフォローしなければなりません。
TaskTimerでは、会議の参加依頼をすると、「メッセージボックス」にその旨のメッセージが送られます。
参加者は、ツールバーの「メッセージリスト」アイコンが、フラッシュすることでメッセージが届いたことに気づきます。
参加者は、このメッセージの主題をダブルクリックすると、アポイントメント（会議開催）の詳細を見ることができます。
また、参加者はこのメッセージに対して、「受諾」または「辞退」を回答するまで、削除することができません。
依頼を辞退したとき、その人の計画からはアポイントメントが削除されます。
TaskTimerは依頼が辞退されたと知らせるメッセージをメッセージリストへ送ります。
会議を設定した側の人は、会議開催のアポイントメントダイアログ･ボックスの「参加者タブ」で、参加者の状況を以下のようにチェックすることができます。
(4) 議事録の配布
会議が終了した後、開催側の人は議事録を作成して配布する仕事が残っています。
TaskTimerのメモ機能で議事録を作成したら、会議をしたアポイントメントの添付資料タブにこの資料を追加しておくと、各出席者と、通知者のメッセージボックスにその旨の通知が表示されます。
作成した議事録を添付資料タブに登録しておくことで、資料の紛失等がなくなります。
