5. チームをまとめる ： 調整の重要性
5. チームをまとめる ： 調整の重要性
勝利するチームというのは、チームメンバーが同じ方向に前進できるチームです。
勝利するチームは、エネルギーをより少なくして（つまり、コストの浪費を最小にして）、より早くゴールに到達して、そして他のプロジェクトのためにリソースを開放します。
ベターなパフォーマンスとは、より少ないリソースでより高い生産性とボトムラインのより良い結果、をあげることです。
このようなチームの秘密は何でしょう？
それはチームにおける、タスクの効果的な「調整」で、それは以下のようなことを意味します。
◆ より「少ない」、より「短い」、そしてより「生産的な」会議
◆ より「効果的な」委任
◆ チームメンバーによる仕事の「積極的な受け入れと取り組み」
5.1 会議 ： 会議は高価なものです！
あらゆる組織では、マネジャーはいつも自身に尋ねます ：
◆ どのようにして会議の数を最小限に減らして、短くして、
◆ 不可欠な人々だけを関与させて、
◆ 出席者たちが必要とする情報を持っているようにして、そして
◆ どのようにしたら会議の結果を責任を持った行動に結びつけることができるだろうか？
と。
この場合もやはり、それは「計画」の問題です。
会議の前には、
① 出席者全員が出席することができる日時を見つけて、
② 必要な機器がそろった最も都合の良い場所を設定して、
③ 会議の議題を書いて送付して、
④ 出席者すべてが会議の準備ができていることを確認できている
必要があります。
会議の後には、
① すべての懸案事項が出席者に割り当てられて、
② それが実行に移されるために、すべての出席者がどの懸案事項を引き受けることを了解したかを明確にするために議事録を配る必要があります。
今日、たいていの組織ではチームメンバーが同僚のスケジュールを見て、最適な日付と時間を設定することができるイントラネットあるいはネットワークベースのカレンダー表示 / スケジューリングソフトウェアを使っています。
電子メールとイントラネットは、出欠の確認と議題および議事録の配布を迅速かつ容易にします。
しかし、依頼した懸案事項を適切にフォーアップできる仕組みがないなら、生産性の向上は実現されないでしょう。
TaskTimer + ProjectController では、マネジャーが会議を予定して、出席者を確認して、スピーディーに効率的に議題や議事録を配布することを支援します。
それだけでなく、会議の設定に際して適切なドキュメントとコンタクト情報が自動的に関係者の会議スケジュールに関連づけられます。
会議の後には、優先度と期限が設定されたタスク（懸案事項）をチームメンバーに割り当てることができ、またこれについて知っている必要があるすべての関係者がこれを見ることができます。
5.2 委任の方法
マネジャーは、ほかの誰かが行うべき仕事に必要以上に多くの時間を使うことを望みません。多くのタスクは、専門技術やリソース（時間や経験）を持つチームメンバーに、論理的には委任することができます。
しかしながら、あまりに多くのマネジャーは、そうするべきであるよりはるかに少ない量と頻度でしか仕事を委任しません － しばしば彼らは、タスクを割り当てるべきその人がその仕事を理解していないだろうとか、あるいは適切にそれを遂行することができないであろうと思っています。
その結果、一方では委任しないマネジャーはオーバーワークになり、他方チームのチームメンバーは自らの専門技術を活用されずにいることになります。
効果的な委任は、効果的な調整に依存します。
マネジャーは以下のことを自らに尋ねなければなりません ： これは私がやるべき仕事か？そうでないなら、
◆ 私は正確に何をしてほしいのか？
◆ 誰に？
◆ いつまでに？
◆ どういう結果を？
◆ 誰に、又はどのチームに報告するか？
◆ どのステップに続くのか？
◆ どのマイルストーンに到達するか？
たいていの委任タスクはユニークではありません。ほとんど確実に組織の誰かが以前に類似のタスクを経験したことがあるでしょう。
しかしマネジャーはどのようにそれが遂行されたか、あるいは新しいタスクが正しく行われることを確実にするために彼らに何を伝える必要があるか確信がもてないかもしれません。
また、情報を集めることや、あるいはチームメンバーに概要を説明するための十分な時間がないのかもしれません。
結果としてタスクを割り当てられた人は不可欠な情報を持たないで任せられることになるかもしれません。
このようなマネジャーには実際以下のツールが必要です。
◆ 特定のタスクを委任する時に考慮すべき重要なファクターのチェックリスト
◆ タスクが正確に定義されて、そしてはっきりと説明できるためのガイド
◆ 割り当てをフォローアップすることができて、タスクが時間通りに完成することを確かめることができるシステム
TaskTimer + ProjectController は、タスクを委任するとき、タスクとそのゴールが正確に定義されて、それをチームメンバーのスキルレベルと合わせることが可能なように、マネジャーをガイドするウィザードを持っています。
TaskTimer + ProjectController の委任機能はそれがプロジェクトにおける適切な場所に適合することを確実するために、適切な優先度と時間枠でタスクを登録します。
マネジャーはいつでもあらゆるタスクの現在の状況を即座に見ることができます。
5.3 引き受けること
タスクを定義して委任することと、割り当てた人がそれを引き受けるかどうかはまた別問題です。
マネジャーがタスクを割り当てるその人について以下のことが確保されている必要があります。
◆ それをできる能力があること
◆ それをするための時間を持っていること
◆ それをする意思があること
◆ 指示されたとおりに行なえること
◆ どのような説明や追加情報でも要求する機会を持っていること
理想的には、マネジャーは仕事の委任を調整するために彼の協力者のスケジュールを中断させるミーティング以外ですべてのこれらの問題を扱いたいでしょう。
割り当てられたタスクを引き受けることはチームの中で強い動機付け要因です。積極的な引き受けは、関与する人がタスクの重要性を理解して、そしてチームとしての協力の中で彼らが自分の役割を果たすことを決心していることを意味します。
TaskTimer + ProjectController の「プロジェクトの計画」ビューでは、タスクを依頼する人の「スキル」、「スキルレベル」、依頼する期間にそのタスクをこなす「時間」を持っているか、などの情報を視覚的に表示することができます。
マネジャーは、これらの情報を元に、誰にそのタスクを依頼すると最適かを判断することができます。
またTaskTimer + ProjectController は、依頼する担当者に、彼らが必要とする情報を明確にして提供しタスクを実行する責任を持たせます。
タスクを割り当てられた人はそのタスクを引き受けるか、辞退するかのどちらかを選択する必要があります。
このため誰がそのタスクに責任があるかが常にすべてのチームメンバーに明確となります。
たとえば上図のように、プロジェクトコントロールビューでは、
◆ 「見積提出」と言うタスクは、「Ａ」さんが担当する、
◆ 「キックオフミーティングの設定」と言うタスクは、「Ｂ」さんが担当する
と言う風に、仕事とその担当者を明確に表示することができます。
