計画的な時間の使い方
マネジャーのタイムマネジメント（自己管理）を支援するTaskTimerの4大支援機能
計画的な時間の使い方
まず最初に考えておくべきことは、「1ヶ月以上先の計画を立てられているマネジャーの人たちはほとんどいない。」と言う事実です。
その理由として、彼らの仕事は非常に流動的で、毎日その日発生する多くの事柄を管理しなければならないと言うことがあげられます。 その中には、会社の浮沈にかかわるような重大な事柄も含まれていることでしょう。
それでも、長期的に起こりそうなことを前もって見通しておくことは非常に重要なことです。 なぜなら、「この1年間に達成しようと思う事柄が、毎日起こる出来事に左右される」からです。 毎日起こる出来事を年間の計画に照らし合わせて修正していかない限り年間の目標を達成できる可能性はありません。
時間管理の大きなコツは、将来の計画に常に柔軟な姿勢で臨むことです。 物事は日々変わるものです。 したがって常に再構築されなければなりません。 将来をあまりにも緻密に計算し、計画を立てることは非常に危険です。
強いて言えば、自分の時間の30%だけを確実にコントロールするように心がけましょう。 言い換えればこの30%があなたの「プライムタイム」なのです。
このため、長期的にはあなたにとって優先度の高い重要な仕事の時間を確保するために、30%の「プライムタイム」を確実に設定することが大切です。
また、短期的には、余裕のある柔軟な計画を立てることが大切で、仕事時間の60%を計画するようにしましょう。
これ以上のスケジュールを詰め込むと、仕事に追われるようになって、せっかくの計画が返ってストレスを生むようになります。 これでは何のために、計画的に時間を使うことにしたのかわからなくなります。
計画を立てられない人の多くは、計画とは自分の予定をびっしりと埋めることだと言う勘違いをしています。 このため、計画を立てたとたんに身動きさえできない事態に陥ってしまうのではないかという恐れを抱いているからです。
私たちが提案しているやり方は、上にも書いたように、月間計画では重要な仕事の時間を確保するために、勤務時間の30%程度を、また日々の予定については60%程度を計画しましょうということです。
特にオフィスワークをされているマネジャーの仕事は日々刻々と変わるわけですから、びっしりと予定を組んだとたんに破綻するのは見えていますね。
具体的にどのようにすると効果的な時間管理が可能になるのかは、当ＨＰに掲載しています「成果を出すためのTaskTimerによるタイムマネジメントの実践方法」の第9章「仕事を計画する」をご覧ください。
9. 仕事を計画する
9.1 目標設定
9.1.1 目標設定の必要性
9.1.2 目標設定の方法
9.1.3 TaskTimerによる目標設定
9.2 仕事をスケジュールに展開する
9.2.1 月間計画と調整
9.2.2 週間計画と調整
9.2.3 一日計画と調整
9.3 展開した仕事を実行する
